Evidencia dochádzky je iba začiatok

Evidencia dochádzky je iba začiatok

Informačný systém sa zvykne definovať ako súbor vzťahov medzi ľuďmi a technologickými prostriedkami. Najmä je to ale funkčný nástroj, ktorý pomáha firmám plniť administratívne povinnosti a účinne riadiť ľudí.

Úlohou informačných systémov je zber, prenos a spracovanie dát z fungovania firmy a cielené prezentovanie funkčne štruktúrovaných informačných výstupov pre potreby rôznych užívateľov. Okrem plánovania sa informačné systémy využívajú ako nevyhnutné nástroj pri podpore rozhodovania o rôznych krokoch firmy, investíciách, no aj riadení ľudí a kontrole výsledkov ich práce. Operatívne ciele má systém v rámci každodennej rutiny podniku, jeho úlohou je expertne využiť znalostné systémy.

Nielen pre inšpektorov

Môže mať spôsob ako preveriť pracovnú dochádzku zamestnanca nejaký iný význam než prehľad o miere jeho nasadenia v práci? Viaceré, napríklad – z pracovného pomeru medzi zamestnávateľom a zamestnancom plynú pre obe strany početné povinnosti. Jednou z nich je vedenie evidencie pracovného času zamestnancov. Teda systematických záznamov o začiatku a konci časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu. Nejde len o klasický pracovný úsek počas dňa, ale aj odpracovaný nadčas, nočnú prácu, aktívnu či neaktívnu pracovnú pohotovosť.

Nevyhnutnosť vedenia takejto informačnej zložky záznamov o zamestnancovi vyplýva okrem iného z požiadaviek úradov pri kontrolách inšpekcie práce. V minulosti patrili podľa štatistík medzi najčastejšie porušenia Zákonníka práce práve nedostatky, týkajúce sa vedenia evidencie pracovného času zamestnancov podniku. Najjednoduchší spôsob ako monitorovať príchody a odchody zamestnancov z práce je inštalácia dochádzkového systému s rôznymi prístupovými kódmi. Tie ponúkajú okrem prehľadu o pohybe ľudí v rôznych častiach továrne či iného podniku aj dôležité bezpečnostné informácie. V kombinácii s vhodným kamerovým systémom dokáže informačný systém nepretržite monitorovať prítomnosť ľudí v budovách či areáloch. To sa viac než hodí napríklad aj v prípadoch ohrozenia bezpečnosti, keď je potrebné overiť ohrozenie ľudí, ale napríklad aj pri spätnom preverovaní v prípade ľubovoľného incidentu.

Údaje z informačných systémov pomáhajú firmám plniť administratívne povinnosti, no aj efektívne riadiť ľudí.

Vhodné úlohy aj odmena

Základný zdroj informácií pre prácu oddelení riadenia ľudských zdrojov je obvykle personálny informačný systém. Jeho úlohou je poskytovať dostatočne širokú škálu informácií, ktoré sú využité nielen na spracovanie evidencie o dochádzke, práceneschopnosti, absenciách či čerpaní dovolenky každého zamestnanca. Na základe takýchto informácií môžu personalisti vytvárať potrebné analýzy využitia pracovnej sily, efektívnosti práce a ďalšie podklady pre rozhodovanie a plánovanie na rôznych útvaroch firmy.

Tento pomocný nástroj slúži personalistom pre každodennú prácu s ľuďmi, mzdovým účtovníkom ako podklad a manažérom na rôznych úrovniach riadenia na efektívne využitie ľudských zdrojov. Takéto systémy umožňujú sledovať osobný rozvoj zamestnanca cez záznamy o školeniach a tréningoch, ktoré absolvoval, hodnotiť jeho výkony a aj históriu vývoja jeho mzdy či motivačných účinkov využitia rôznych benefitov. Takisto pomáha pri plánovaní zamestnanosti. Cenný obraz o úžitku práce každého zamestnanca ponúkajú priebežne dopĺňané informácie, ktoré v kombinácii s dátami z jeho pracovnej histórie umožňujú analyzovať prácu každého z pracovníkov firmy ale aj plánovať ďalšie využitie schopností a kvalifikácie v ďalšom rozvoji firmy.

Dobre štruktúrované dáta umožňujú vytvárať potrebné analýzy využitia pracovnej sily, merať efektívnosť práce a plánovať nasadenie vhodných ľudí na konkrétne činnosti.

Ako efektívne motivovať

Špeciálna skupina informačných systémov pre útvary riadenia ľudských zdrojov eviduje benefity a všetky ďalšie využité nástroje motivácie zamestnancov. Nemusí fungovať nejak extra osve, obvykle je priamo prepojená so základným personálnym informačným systémom a využíva elektronické karty, ktoré zamestnancom umožňujú vstup do firmy.

Tradičný typ benefitov pre zamestnancov je doprava či stravovanie. Veľký prínos pre zníženie prácnosti s administratívou využívajú podniky takzvané elektronické stravenky. Zamestnávateľ vďaka nim ušetrí čas aj peniaze, spojené s distribúciou a vydávaním akýchkoľvek papierových poukazov. Zamestnancom pomáha, že si v podnikovej kantíne či autobuse cestou do peniaze vystačia stále s jedinou zamestnaneckou kartičkou a peniaze na tento účel nejde stratiť či ukradnúť.

Rovnaké výhody dávajú prehľadné systémy aj pri iných nefinančných benefitoch. Časť systémov dáva zamestnancom pri výbere využitých benefitov nemalú voľnosť. Firma v nich ohodnotí prácu zamestnanca benefitom, ktorý sa v systéme nezobrazí ako konkrétna ponuka, ale ako kredit, za ktorý možno benefity využiť. Je výbere samotného zamestnanca, na čo získané body využije. Zamestnanecké benefity sú tak výhodnejšie, pretože si pracovník môže uplatniť kredit vybratý druh zábavy, športu, kultúry či iných ponúk, ktoré benefitný systém ponúka. Podniky v časoch, keď sú skúsení zamestnanci vzácni, ocenia možnosť účinne ich motivovať.

TEXT Barbora Nováková

FOTO Shutterstock

 

Portugalci už zarábajú menej a ich platy nerastú

Portugalci už zarábajú menej a ich platy nerastú

Rok 2016 bol pre Hondu priaznivý

Rok 2016 bol pre Hondu priaznivý