Ako vo firme zvládnuť informačnú cunami

Ako vo firme zvládnuť informačnú cunami

V mnohých firmách preto ležia obrovské kopy údajov doslova ladom, nevyužité. Pritom práve tie sú často zdrojmi netušených možností rastu produktivity, ale zároveň aj potenciálnych rizík. Information Governance má pomôcť vyznať sa v záplave informácií a zlepšiť ich dostupnosť. Ponúkame vám desať praktických tipov, ako rozhýbať a zužitkovať cenné firemné informácie.

1. Sprístupnite e-maily

Takmer 80 percent všetkej komunikácie vo firme prebieha stále ešte cez maily, vďaka čomu má ku komunikovanému obsahu prístup len odosielateľ a obmedzený počet príjemcov. Ak pracovník odchádza z firmy, jeho maily väčšinou ostanú pre ostatných nedostupné a právo je na jeho strane. Myslite na to už v pracovných zmluvách, kde zaviažete zamestnancov k tomu, aby pri odchode museli sprístupniť všetky svoje pracovné maily.

2. E-mail ako firemný zdroj

Zvýšte povedomie zamestnancov o tom, že mail predstavuje dôležitý zdroj podnikových informácií. Súkromné využitie mailov by malo byť obmedzené. Tým by sa zabránilo neochote odchádzajúceho pracovníka odovzdať obsah elektronickej pošty či dokonca jej úplnému vymazaniu.

3. Tlačte e-maily ako prílohy

Ak sa projekt uzavrie alebo sa podklady odovzdávajú ďalej, mal by odovzdávajúci pracovník k nim vytlačiť všetky relevantné e-maily ako prílohu a zároveň ich uložiť do elektronického dokumentačného systému firmy. Bez veľkých nákladov sa tak zachovajú všetky cenné informácie.

4. Udržujte poriadok, upratujte v zložkách

Pravidelne, najlepšie dvakrát do roka, zorganizujte so svojimi pracovníkmi tzv. Record Day. Počas neho nech si všetci urobia poriadok vo svojich počítačoch, roztriedia informácie, vymažú staré a nepotrebné informácie. Okrem iného im to pomôže aj lepšie porozumieť aktuálnym procesom vo firme.

5. Štruktúrujte zložky

Podobne ako v prípade papierovej formy, aj digitálne zložky sa musia pravidelne aktualizovať podľa zmien vo firemných požiadavkách a štruktúrovať podľa nových procesov a úloh. Tu zrejme oceníte pomoc externého špecialistu. Zabránite tak prípadnému neporiadku a chaosu a archivácia dôležitých informácií bude prehľadnejšia.

6. Zničte staré dokumenty

Minimálne raz za rok si skontrolujte všetky zložky vo vašom počítači a vyberte informácie, ktoré môžete vymazať. Znížite tým právne riziká a predídete zahlteniu zbytočnými informáciami.

7. Zaveďte efektívne vyhľadávanie

Venujte pozornosť zavedeniu tzv. Enteprise Search aplikácie. Znížením času vyhľadávania dokumentov pomôžete zvýšiť produktivitu. Alebo dokáže váš interný vyhľadávací systém nájsť potrebné informácie lepšie a skôr ako Google na internete?

8. Zvýšte vedomie o cene firemných informácií

Spôsob, akým pracovníci zaobchádzajú s podnikovými informáciami, je čoraz dôležitejší. Ich význam by ste im mali pravidelne zdôrazňovať na firemných workshopoch. Až 90 percent strát citlivých firemných údajov vzniká v dôsledku nedbalého prístupu zamestnancov k externým cloudom či straty USB kľúčov. Podniková informácia je jednoznačne majetkom firmy, pretože vo veľkej väčšine vznikla ako produkt platenej činnosti zamestnanca.

9. Nezabúdajte na debriefing

Podniknite opatrenia, aby si odchádzajúci pracovníci nezobrali svoje poznatky so sebou. Mali by ich pred odchodom odovzdať ostatným v rámci štruktúrovaného debriefingu. Inak môže firma prísť o milióny.

10. Starajte sa o svoje informácie ako o drahý stroj

Firemné informácie možno prirovnať k motorovému oleju v stroji, a ten sa musí pravidelne kontrolovať. Urobte si prehľad o zdrojoch informácií vo vašom podniku a o architektúre informácií. Využite špecifické softvérové nástroje na dokumentovanie množstva, druhu a použitia podnikových informácií. Budete prekvapení, čo všetko zistíte, ak bude vaša firma vedieť, čo všetko vie.

Foto Shutterstock

Potrebujeme jednotný priemysel

Potrebujeme jednotný priemysel

Fabii sa vrátil stratený šarm

Fabii sa vrátil stratený šarm